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Vertragsmanagement - Grundlagen für sicheres betriebswirtschaftliches Handeln

Alle Abteilungen eines Unternehmens sind von der Notwendigkeit Verträge abzuschließen, betroffen. Hierbei sind fachspezifische Anforderungen zu beachten:

Einkauf

Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten, Maklern und Partnern

 

Vertrieb

Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden

 

Rechtsabteilung

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie gesellschaftsrechtlicher Vorschriften (z. B. Einhaltung von Firmenrichtlinien) im Vertragswesen

 

Controlling

aktive Risikobewertung in Anlehnung an existierende Vertragsverhältnisse

 

Revision

Verbesserung der Audit-Fähigkeit über existierende Verträge, sowie Transparenz aller Vertragsprozesse

 

Geschäftsführung

Aufbau und Optimierung des internen Kontrollsystems (IKS) (siehe auch Management Risk Controlling (MRC), sowie Kostenreduzierungen auf Basis eingeschränkter und kalkulierbarer Vertragsrisiken.

 

Für den Fall, daß der Geschäftspartner für das Unternehmen personen-bezogene Daten verarbeitet, erhebt, speichert, weitergibt oder einsieht ist unter Umständen ein Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen.

Nutzen Sie gerne unsere kostenlose Erstberatung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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Für mehr Informationen kontaktieren Sie uns bitte direkt:

Telefon: +49 3621 5104 001

E-Mail: kontakt@sbu-sicherheit.de

Ihre Vorteile

  • Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen mit eigenen Vorlagen oder individueller Anpassung an die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens

  • Überprüfung von Verträgen und Vereinbarungen auf die DSGVO-Konformität und Gewährleistung der Rechtssicherheit und Schutz vor empfindlichen Bußgeldern der Datenschutz-Aufsichtsbehörden

  • rechtliche Sicherheit in Bezug auf die Anforderungen der DSGVO und die kurze Reaktionszeit bei einer möglichen Änderung der gesetzlichen Ansprüche

  • die Entwicklung der Rechtsprechung und der Gesetzlichkeiten werden fortlaufend im Blick gehalten und Anpassungen zeitnah an die Kunden weitergegeben

Unser Leistungsportfolio

Auftragsverarbeitungsverträge

  • Eine besondere Form von Verträgen, die gesetzlich verpflichtend abzuschließen sind, wenn personenbezogene Daten nicht im eigenen Hause, sondern auf Weisung der Geschäftsführung (Auftraggeber), d.h. im Auftrag durch den Dienstleister (Auftragsverarbeiter) verarbeitet werden

  • durch den Auftragsverarbeitungsvertrag verpflichtet sich der Auftragsverarbeiter die Grundsätze der DSGVO verbindlich einzuhalten und ein wenigstens ebenso hohes Schutzniveau zu garantieren, wie es der Auftraggeber gegenüber den betroffenen Personen gewährleisten muß

  • Typischerweise bedürfen Dienstleistungen eines Auftragsverarbeitungsvertrages, bei denen die Verarbeitung „betriebsfremder“ personenbezogener Daten im Vordergrund steht, wie:

    • Outsourcing personenbezogener Datenverarbeitung im Rahmen von Cloud-Computing

    • DV-technische Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Finanzbuchhaltung durch Rechenzentren

    • Auslagerung der E-Mail-Verwaltung oder von sonstigen Datendienstleistern zu Web-Hostern (z.B. Betreuung von Kontaktformularen oder Nutzeranfragen)

    • Telekommunikationsgesetz-Dienstleistungen, hinsichtlich Zusatzdiensten wie Auslagerung einer betrieblichen Telefonanlage oder Cloudspeicherlösungen

    • Auslagerung von Backup-Sicherheitsspeicherungen und anderer Archivierung

    • Datenträgerentsorgung durch Dienstleister (Papier und digitale Datenträger)

    • Prüfung oder Wartung (z.B. Fernwartung, externer Support) automatisierter Verfahren (Software) oder von Datenverarbeitungsanlagen (PC, Mobiltelefon, Drucker/ Kopierer) Röntgengerät, etc.) wenn bei diesen Tätigkeiten ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann

  • Keine Auftragsverarbeitung ist die Inanspruchnahme fremder Fachleistungen bei einem eigenständig Verantwortlichen, oder wenn die Datenverarbeitung nicht im Vordergrund steht:

    • Tätigkeit der Berufsgeheimnisträger (Steuerberater, Rechtsanwälte, ext. Betriebsärzte, Wirtschaftsprüfer)

    • Bankinstitute für Geldtransfer

    • Postdienste für Brief- und Pakettransport (Achtung: ePost der Deutsche Post – hier AVV!)

    • Übersendung von Teilnehmerdaten zur Durchführung der Schulung an einen externen Trainer, Veranstalter oder an das Tagungshotel

    • Personalvermittlung nach Auftrag von Stellensuchenden oder Arbeitgebern

    • Insolvenzverwalter

    • Telekommunikationsgesetz-Dienstleistungen (sofern keine Auslagerung oder Cloud)

    • Medizinische Labore

    • Zahlungsdienstleister für elektronische Zahlungen (Transport von Zahlungsdaten, Geldwäsche- und Betrugsprüfung nach ZAG und den Mindestanforderungen der BaFin)

    • Versicherungs-/ Finanzmakler bei Vertragserfüllung

NDA Verschwiegenheitsklauseln

  • NDA (Abkürzung für englisch non-disclosure agreement) = Geheimhaltungsvertrag, steht für Geheimhaltungserklärung, Geheimhaltungsvereinbarung, Vertraulichkeitsvereinbarung, Verschwiegenheitsvereinbarung

  • eine Möglichkeit, außer die betriebsinternen Daten, auch die personenbezogenen Daten von Betroffenen vor unbefugtem Zugriff und unerwünschter Verbreitung zu schützen

  • insbesondere dann, wenn die Datenverarbeitung nicht im Vordergrund der Aufgabenerfüllung liegt, aber trotzdem solche Informationen eingesehen werden können

  • typische Fälle sind:

    • vom Vermieter beauftragte Handwerker, die die dazu nötigen Mieterdaten erhalten

    • Personenbeförderung, Krankentransport

    • Reinigungsdienstleistung und Handwerkereinsätze in Unternehmen

    • Reinigung von Berufsbekleidung mit Namensschildern

    • Druck von Prospekten und Katalogen mit Bildern von Beschäftigten oder Fotomodellen

    • Transport von Unterlagen und Waren durch Kurierdienste, Spedition

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